RC Trutnov - Info o školení sekretářů RC (2. 5. 2016, 18:00 - 20:00)

Program

Zápis ze schůzky členů RC Trutnov

konané dne 2. května 2016 v salonku hotelu Patria za účasti 4 členů

Přítomní členové:  Richard Houdek, Karel Javůrek, Jarda Kužel, Petr Sogel

Inbound :  Leanza Mayo

Omluveni:   Jan Doubek, Richard Ferkl, Vašek Flandera, Robert Hradecký, Jirka  Malinský, Vašek Němec,  Karel Rada,  Martin Veselý, Michal Šubrt

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

První květnová schůzka se uskutečnila na obvyklém místě v salonku hotelu Patria. Vzhledem k absenci presidenta RC vedl schůzku sekretář klubu. Po večeři (vepřová krkovice s bramborovo-mrkvovou kaší; dezert - jemný domácí perník s jamem a šlehačkou) proběhlo nejdříve zhodnocení poslední klubové akce – „Společenského večera“, který se uskutečnil 27. dubna. Tato akce byla hodnocena pozitivně. Některé drobné nedostatky by se v příštím roce již nemusely opakovat. V připomínkách bylo navrženo moderování programu a zejména usměrnění vystoupení našich outboundů. V řadě případů by prospělo i využití zesilovače a mikrofónu, neboť při některých vystoupeních nebylo vystupujícím rozumět nebo nebyli slyšet. Pokladník RC vyjádřil zklamání nad vybranou částkou 13.400,- Kč, neboť se donátory stali pouze členové RC a rodinný přítel Krejčových, který daroval 10.000,- Kč. Účast cizích sponzorů se přes snahu organizátorů nepodařilo zajistit. Jako negativum bylo hodnoceno i vystoupení manžela pí Vágner Dostálové, který přebíral ocenění v zastoupení, i jí samotné. Naopak velmi pozitivně bylo hodnoceno uspořádání míst k sezení v Koncertní síni, čímž se díky Petru Sogelovi podařilo zcela zastřít malý počet zúčastněných hostů.

Přítomná americká studentka informovala o právě absolvovaném zájezdu po Evropě i o tom, že inboundi byli pozváni k účasti na konferenci Rotary v Ostravě. Matka Leanzy přiletí do ČR, ale po nedostatek finančních prostředků již nenavštíví Itálii, odkud pocházejí její rodiče.

Nedávno vznešené požadavky na úhradu faktur od člověka, s nímž byl Jirka Malinský dohodnut na vyřizování daňových přiznání našeho Nadačního fondu, budou řešeny na příští schůzce, na níž se Jirka slíbil dostavit.

Sekretář RC Karel Javůrek podal informaci ze školení sekretářů v Praze v IKEMu dne 30. dubna. V dopolední části sekretář distriktu 2240 probral průběh rotariánského roku a s tím související činnosti sekretářů. Některým z těchto činností jsme zatím příliš pozornosti nevěnovali, proto je připoměl:

- existuje archivační řád a některé důležité dokumenty by se měly archivovat – např. roční zprávy o hospodaření a zápisy z voleb funkcionářů klubu. Archivovat by se rozhodně měla chartrovací listina, která je důležitým „rodným listem“ Rotary klubu. Při event. zániku by se měla odevzdat. V našem klubu je uložena u Richarda Houdka

- v srpnu by měly proběhnout platby RC podle počtu členů pro 2. pololetí roku 2016 dle stavu v evidenci RI.

Tam jsou k dispozici i faktury k platbám. Vstup do serveru RI má pouze president a sekretář !! 

- první víkend v září bude tradiční setkání inboundů ve Strečnu s nutnou účastí člena RC pečujícího o mládež

- 9.- 15. října bude akce „Dveře dokořán“ pro outboundy našeho klubu, čímž by se měla udržet jejich kontinuita a případné následné členství v RC. Novinkou je možnost současného členství mladých v Rotaractu a v RC. Problémem našeho RC je trvalý odchod outboundů po absolvování VŠ do Prahy nebo dokonce do zahraničí.

- 12. a 13. 11. bude v Praze na náměstí Republiky školení k žádostem o distriktní granty. V tomto ohledu je určitým problémem našeho klubu administrativní náročnost žádostí a kladné vyřizování žádostí klubů, které mají aktivní zahraniční partnery.

- v prosinci by měly nutně proběhnout volby na funkce v RC na další rok, neb v lednu už by měly být na webu distriktu 2240 i RI.

- k daňovým přiznáním RC je vhodné jednat s úředníky místního Fin. úřadu, neb požadavky jsou v různých městech odlišné. Podle novely občan. zákoníku nemusí klub podávat daňové přiznání, pokud jsou příjmem pouze příspěvky členů. Při jiných příjmech by se daňové přiznání podat mělo. K rejstříkovému soudu by se měla podat zpráva o činnosti, v níž by měly být obsaženy příjmy a výdaje. V této souvislosti byl diskutován tento problém u našeho Nadačního fondu.

- v únoru už je poslední termín podání návrhu na vyznamenání. Návrh se předává na elektronickém interaktivním formuláři asistentovi gevernéra. Menší klub může podat každoročně 1x návrh na vyznamenání Paul Harris Fellow a 1x na vyznamenání Tomáše Bati. Jednomu rotariánovi by se neměla vyznamenání navrhovat v po sobě následujících rocích. Odznak stojí Distrikt 2240 cca 170,- Kč.

- poplatky členů za rok jsou: 1374,- Kč na RI, 3100,- Kč na Distrikt 2240

- letos budou „Seznamy členů“ poskytnuty bezplatně, ač jsou výrobní náklady cca 170 Kč. Odeslány budou na domácí adresu presidenta klubu. Lze požádat o 1-2 kusy navíc.

- v dubnu bude RYLA, na níž by se měli vysílat potencinální mladí budoucí členové

- nové stanovy Rotary klubů se do června 2016 mohou podat ještě bez poplatků, do konce roku je poslední termín.

- distriktní konference 2017 bude v Chebu.

V odpolední části školení sekretářů se velmi podrobně probíralo vyplňování všech údajů na webu Rotary 2240, což realizoval webmaster serveru. Velmi zdůrazňoval nutnost vyplnění všech údajů, které následně slouží vedení distriktu k různým hlášením. Při zadávání profese starších rotariánů se uvádí jejich původní profese, v níž vynikli,  bez ohledu na to, že jsou aktuálně důchodci. U našeho klubu nemáme v databázi všechny projekty RC, vlajku, a požadované fotografie a osobní údaje jednotlivých členů našeho RC.

V další diskusi na školení sekretářů RC požadoval šéfredaktor RGN František Ryneš zcela akceptovat požadavky redakce, které prezentoval ve svém vystoupení na PETS v Olomouci. Rozhodující podmínkou zařazení příspěvku jsou kvalitní fotografie.

Sekretář našeho RC hodnotil školení jako velmi podnětné zejména pro vysvětlování, jak vyplňovat jednotlivé položky na distriktním webu. Pro práci s webem RI je nezbytná znalost angličtiny, takže s ním bude muset i v příštím roce pracovat nový president Vašek Flandera.