Pripomíname, že je potrebné zabezpečiť:

1. Aktuálne a kompletné dáta o Dištrikte 2240, jeho funkcionároch/činovníkoch a všetkých jeho orgánoch a „organizačných zložkách“ (výboroch, záujmových združeniach/ fellowshipoch, radách a pod.)
2. Aktuálne a kompletné dáta o Rotary kluboch a Rotaract kluboch dištriktu
3. Aktuálne a kompletné dáta o všetkých súčasných členoch Rotary klubov a Rotaract klubov

Ad 1    Dáta o dištrikte

Za túto oblasť zodpovedá dištriktový sekretár, s ktorým musia úzko spolupracovať predsedovia jednotlivých zložiek dištriktu (predsedovia výborov, záujmových družení, rád a pod.).

Ad 2   Dáta o kluboch

Za túto oblasť zodpovedajú prezidenti klubov, v úzkej spolupráci so sekretármi alebo výkonnými sekretármi klubov, resp. s tými členmi klubov, ktorí majú administrátorské oprávnenie na editovanie dát o klube na internetovej stránke Dištriktu 2240 - https://www.rotary2240.org/cs/. Zodpovednosť za prvotnú kontrolu údajov majú asistenti guvernéra (ADG), ktorí sú tiež pripravení metodicky pomôcť „svojim“ zvereným klubom. Spoločný termín pre všetky ďalej uvedené úkony ad 2.1 až 2.4 bol 20. 7. 2024.

S aktualizáciou dát o kluboch sú spojené nasledovné úlohy:

2.1   Aktualizovať údaj o dni, hodine a mieste pravidelných stretnutí klubu.

2.2  Skontrolovať v členskej databáze, že všetci bývalí prezidenti majú medzi funkciami uvedenú aj funkciu prezidenta klubu v príslušnom rotariánskom roku.

2.3  Skontrolovať v členskej databáze, či majú všetci členovia klubu správne uvedené udelené rotariánske ocenenia. Nezrovnalosti obratom nahlásiť dištriktovému sekretárovi.

2.4  Skontrolovať správnosť uvedených čísel bankových účtov. Ak má klub viac účtov (napr. bežný, mládežnícky, projektový), uviesť číslo každého účtu. U klubov v ČR uviesť číslo v klasickom formáte aj vo formáte IBAN. (V SR sa používa iba formát IBAN.)

Ad 3   Dáta o členoch

Za správnosť a úplnosť členských dát v členskej databáze zodpovedajú predovšetkým samotní členovia (u čestných členov je táto zodpovednosť prenesená na príslušného klubového funkcionára s administrátorskými oprávneniami). Členom môžu pomôcť poverení kluboví funkcionári. Prezidenti klubov by splnenie týchto úloh mali skontrolovať.

S aktualizáciou členských dát sú spojené nasledovné úlohy. Spoločný termín pre ďalej uvedené kroky (okrem 3.3) bol 20. 7. 2024.

3.1 Vyznačiť funkciu každého klubového funkcionára pre aktuálny rotariánsky rok 2024-2025, a minimálne funkciu prezidenta klubu aj pre budúci rotariánsky rok 2025-2026.

3.2   (Prezidenta klubu na rok 2026-2027 bude treba zvoliť najneskôr do 31. 12. 2024, aby sme na budúci rok nestáli znova pred rovnakým problémom).

3.3   Do členských dát prezidenta klubu (priamo do jeho osobného profilu) je potrebné vložiť jeho fotografiu. Má to byť profesionálna fotografia – portrét, v dobrom rozlíšení, nie detail nejakej skupinovej fotografie, záberu z dovolenky a pod. Maximálna veľkosť fotografie je 3 MB (ak ju máte vo väčšom rozlíšení, treba ho zmeniť/zmenšiť).

3.4  Urobiť export členských dát a nechať ich skontrolovať, resp. aktualizovať všetkým členom klubu.

3.5    Aktualizovať osobné dáta členov, doplniť chýbajúce dáta.

Ladislav Gáll, DS D 2240 na obdobie 2024/25, email zo dňa 3/7/2024